O primeiro passo do processo é o planeamento que permite a definição de categorias, critérios de avaliação, matriz de pontuação e o anúncio do jornal quando aplicável.
As informações acima são usadas na construção dos modelos de critérios de avaliação on-line que os proponentes usam para completar as suas submissões de oferta.
Após o pagamento, o licitador recebe um e-mail automatizado confirmando o pagamento e um recibo é emitido. O licitador tem então acesso às categorias pagas e é capaz de responder à oferta.
Após o período de licitação ser encerrado, os licitadores deixaram de ter acesso às suas ofertas. Tendersure™ então avalia e pontua automaticamente as submissões dos licitadores de acordo com os critérios de avaliação capturados durante a criação dos modelos online.
A proposta de licitação™ permite uma verificação de qualidade electrónica nos documentos apresentados pelos proponentes. Ao fazê-lo, verifica-se a validade dos documentos com os principais organismos reguladores, tais como:
- Autoridade das Receitas – validade do certificado de conformidade fiscal;
- Município Local – validade da licença de negócio/comércio;
- Autoridade Nacional da Construção (NCA) – validade dos certificados de conformidade de construção para empresas de construção;
- Entidades de certificação profissional.
É realizado um exercício de due diligence para fornecedores desconhecidos que tenham cumprido o limiar/marca de passagem exigido. Isto é importante para garantir que os licitadores vencedores tenham a qualidade necessária nos seus produtos e tenham também a capacidade de entregar. As devidas diligências podem implicar a chamada ou a visita às referências do fornecedor para apurar a qualidade dos bens ou serviços que o proponente ofereceu noutros locais, obtendo e testando amostras, sempre que necessário, e visitar as instalações dos fornecedores para apurar a existência de instalações comerciais físicas. Os resultados do processo de due diligence são capturados no sistema tendersure para referência futura.
Trata-se de revisão, aprovação e ratificação das recomendações do processo de fornecimento de fornecedores ™ Tendersure™. Além disso, o sistema Tendersure™ envia automaticamente cartas de feedback a todos os licitadores após a aprovação final pelo Comprador. Tendersure™ é oferecido como um serviço gerido e a saída é uma base de dados principal de fornecedores eletrônicos em um formato de ficheiro plano CSV com toda a informação.
Todos os documentos que são anexados às ofertas pelos licitadores estão armazenados na base de dados Tendersure™ na nuvem. Tendersure™ servidores são hospedados e mantidos pela Amazon Web Services (AWS) que é construída com os mais altos padrões de privacidade e segurança de dados. Estes documentos estão disponíveis para o período exigido por lei sobre a retenção de documentos para diferentes jurisdições.
